Con la integración en las organizaciones de la tecnología, la globalización y la contratación del mejor talento, independientemente de donde se ubique, las reuniones físicas cada vez se complementan más con las virtuales. Sobre todo hoy en día, en una época tan difícil para todas las empresas de cualquier sector, uno de sus principales medios de comunicación es una reunión virtual. 
Se debe resaltar que una adecuada organización y planeamiento para llevar a cabo una nueva comunicación con todo el equipo de trabajo, es totalmente vital. 
Algunos tips a tener en cuenta:
Las reuniones virtuales requieren mayor preparación y compromiso que las reuniones presenciales.
• Revisar  que se cuenta con buena conectividad. La necesidad de ancho de banda varía según la cantidad de conexiones en la reunión y la plataforma elegida, aprox. 2.5 Mbps debería ser suficiente.
• No se aconseja y esto es más que nada por seguridad , además de la deficiente conexión que se logra en la vía publica; conectarse desde lugares con red pública por la competencia del ancho de banda con otros usuarios.
• Mantener enchufada la computadora o con carga de batería suficiente(primordial)
• Elegir un ambiente silencioso de poca circulación y con buena iluminación al momento de conectarse a una reunión virtual evitará distracciones y será más claro para todos.
• Chequear el buen funcionamiento del micrófono y la cámara. Se sugiere usar auriculares (idealmente con micrófono incluido) para evitar acoples y ruidos externos.
• Conectarse con 20 minutos de anticipación al inicio de la reunión para preparar todo.
• Prestar especial atención a la duración de las reuniones, mantener la atención en reuniones virtuales es más difícil. Es recomendable realizar reuniones de hasta 4 hs.
• Por otro lado, se aconseja tener dos moderadores por reunión, uno metodológico y otro técnico. El metodológico, quien se ocupa de dar la palabra y facilitar las conversaciones, y el técnico que ayuda a los participantes a resolver problemas técnicos que puedan ir surgiendo (silenciar los micrófonos, colaborar en el ingreso a la reunión, etc.).
• Tener presente que hay muchos “tiempos muertos” que no están presentes en una reunión presencial (por ej.: activación del micrófono, compartir presentación, etc.). Se sugiere programar un tiempo mayor que en la reunión presencial a cada instancia de la reunión virtual (tener al lado la planificación que se realizó para la actual reunión)
• Nivelar con todos los participantes, y antes del inicio de la reunión, las reglas de la misma: pedido de palabra, cuáles temas se intercambian por chat, etc. Tomarse 3 minutos para este punto en el inicio de la reunión.


Algunas herramientas que recomendamos utilizar para realizar una videoconferencia: 

-Skype
-Webex : (Cisco Webex es la solución empresarial líder para videoconferencias, reuniones en línea, pantalla compartida y seminarios web)
-Google Hangouts
-GoToMeeting
Otro dato importante en relación a la planificación:
a) Estructurar las reuniones
En lugar de permitir que los participantes intervengan siempre que les apetezca, debemos estructurar las reuniones con claridad. Así, todos sabrán exactamente en qué momento corresponde hacer preguntas o comentarios. Una buena forma de hacer esto es que la estructura sea la misma semana tras semana. Si es una reunión puntual, es importante que todos los participantes reciban la agenda de antemano.
b) Tener un sistema de notificaciones
Al trabajar remotamente, estamos desconectados del resto del equipo durante casi toda la jornada. Por este motivo, un buen sistema de notificaciones puede suponer una ayuda inmensa. Es importante asegurarse de que todos los asistentes reciban una notificación por lo menos 15 minutos antes de la reunión. No aparecer, llegar tarde o aparecer mal preparados solo sirve para hacer perder el tiempo a todo el mundo.